在 IT 服务和咨询领域，提供让客户受益的优秀项目是不够的。这些项目需要详细规划，以便公司能够控制预算和时间表，同时为客户提供满足其高期望的工作。但在一个忙碌、快节奏的行业中，团队很容易低估估算阶段的价值。
当组织依赖电子表格来确定项目的适当范围和价格，或者在没有专家和可靠数据支持的情况下制定提案时，结果通常是错误的估计，从而损害项目的盈利能力和有效性。
能够准确估算与实际交付相符的项目，意味着健康的利润率、满意的客户和不会因项目失控而不断承受压力的团队成员。本博客中的步骤将帮助您创建可靠的估算。
常见的项目估算陷阱
在我们逐步了解项目估算的过程之前，我们先来了解一下不准确的项目估算可能会对您的业务产生哪些影响。
- 范围蔓延将项目任务和成本扩大到工作说明之外
- 预算不足，无法补偿团队成员的工资成本
- 项目任务需求和时间表混乱，影响截止日期和交付成果，令客户感到沮丧
- 任务需求和资源技能不匹配会损害项目质量
- 不切实际的最后期限与团队能力不符，即使做出牺牲也无法实现
- 缺乏风险管理会增加发生错误并影响工作的可能性
制定项目估算不仅仅是要确定合理的价格，还需要使用数据来了解和降低这些风险。良好的项目估算会考虑到没有任何事情会完全按照计划进行，并内置应急措施以提供多种成功途径。了解项目中可能出现的问题并制定应对计划是良好项目估算的风险评估和应急计划方面的关键部分。
准确估算项目成本的 7 个步骤
无论您是想改进现有的估算流程，还是寻求新的估算框架来指导您的投标团队，以下步骤都将帮助您在开始之前可靠地预测项目需求。
1. 查看过去的项目——使用以前类似项目中记录的小时数来确定未来项目可能需要多长时间。重要的是，资源必须准确记录他们在项目上工作的时间，以便真正了解项目时间表。然后应将其保存在实际工作时间的数据库中，可以将其与过去的估计值进行比较，以改进未来项目的估计值。随着时间的推移，记录的小时数越多，数据越可靠，估计值就越准确。
2. 详细分析任务——如果不详细关注团队成员和任务，就无法给出正确的估算。相反，经理应该评估组成项目的每一项任务，确定完成项目每个部分所需的时间，以及支持这项工作所需的资源。汇总后，这将提供反映工作实际情况的准确估算。
3. 包括风险评估——每个项目都有风险，即使是那些已经重复完成的项目。这些风险包括失去团队成员、时间突然延迟以及错过截止日期，这些都会影响您的公司和客户。每个项目都有自己独特的风险，但进行团队成员理解的现实风险评估将有助于他们做出明智的决策，从而为持续健康的项目结果提供最佳机会。
4. 制定应急计划——估算应该为最好的情况做计划，但也要为最坏的情况做好准备。制定应急计划，以便在出现问题时可以付诸行动。这包括额外的工作时间和更多的资源，以及为支付这些突然需要而预留的额外资金。虽然这些计划可能永远都不需要，但它们将对项目的成功产生巨大影响，并有助于将意想不到的复杂情况转变为预期的方向变化。
5. 就估算咨询交付专家——确保在售前活动（如范围界定和估算）中包括交付团队的专家，他们可以审查提案并确保基本计划切实可行。随着业务的增长，销售和交付团队可能会变得越来越孤立，从而形成一种对企业及其客户来说都不可持续的承诺制定者/不守承诺者模式。准确的范围需要跨职能投标团队的密切合作。无法实现的范围将导致估算不准确，企业肯定会损失利润。
6. 让财务和法律团队参与进来——不要让你的项目估算工作空洞无物。如果你的公司有财务和法律团队，请适时让他们参与估算过程，这样他们就可以提供任何需要作为项目一部分的额外任务——这样，这些通常出于合规原因而需要的基本任务就不会在以后意外地造成复杂情况。这些团队还可以从独特的角度提供反馈，并加强对公司财务和法律要求的估算。
7. 安排专人负责估算——估算项目是一项非常重要的工作，不能在没有计划的情况下在团队成员之间传递。相反，企业应该设立一个指定的项目估算员职位，安排一名经验丰富的人员担任该职位，以确保准确及时地完成估算。如果公司规模足够大，这可能是一个全职职位，也可能是某个人在公司的正式职责的一部分。无论如何，这将有助于通过重复经验和更清楚地了解该职位的需求来改进估算。
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