每个专业服务组织内部都蕴藏着比管理者通常意识到的更大的潜力。
为了使您的业务有效发展、吸纳新团队成员并适应不断变化的市场，您需要真正了解组织的优势所在并消除限制其发展的障碍。了解公司发展受阻的最有效方法之一是衡量资源利用率。尝试使用资源利用率和收入计算器，了解平均可计费利用率看似微小的改善可能对专业服务盈利能力产生的潜在影响——即使 1% 的改善也可能意味着您的业务收入增加数百万美元。
资源利用率揭示了每位员工的时间花在哪里、工作时间在可计费时间中所占的百分比，以及每个人在工作中工作不足或过度的程度。虽然大多数公司已经认识到衡量利用率对于提高生产率和计费的重要性，但他们仍然经常难以正确计算费率并做出有效决策来提高利用率并释放员工的真正力量。
您的公司在资源利用方面可能存在哪些困难？请在此处查找。
为什么利用率很重要？
资源利用率不仅衡量员工在一周内积极完成一项任务的时间，还衡量其中有多少时间花在了可计费工作上。根据员工在组织内的角色性质，有些员工的可计费时间自然会比其他员工多，但作为一家专业服务组织，要想盈利，可计费时间必须大于非计费时间。
需要明确的是，任何资源都不可能、也不应该期望达到 100% 的计费利用率，因为这意味着他们工作过度——但将目标设定在 70% 以上，并实现和保持这一利用率，将意味着公司更有利可图，只需要在绝对必要时雇佣或签约。
根据服务性能洞察 (SPI)的研究，业务的日益成熟与利用率的提高是相互关联的，处于最低成熟度级别（启动级）的公司平均员工计费利用率为 66.4%，而处于最高成熟度级别（优化级）的公司则实现了 77.7% 的利用率。
然而，整个专业服务行业的平均利用率持续波动，SPI 的 2023 年专业服务成熟度基准显示，计费利用率“在 2022 年全面下降。除建筑和工程公司外，每个市场、地区和规模的组织都显示出较低的计费利用率。”事实上，2022 年的平均员工计费利用率为 70.7%，低于 2021 年（73.2%）和 2020 年（71.4%）的水平，并低于 2018 年至 2022 年的五年基准平均值。
公司面临利用率问题的五大原因
提高和维持利用率显然不是一件容易的事，尤其是在瞬息万变的市场中。以下是企业面临的一些导致利用率不理想的常见挑战。
1. 任务分配不当
任务分配是一项技能，如果技能不足，整个企业的利用率就会迅速下降。这可能是由于资源经理经验不足、没有正式的任务分配流程，或者缺乏对资源技能和经验的了解。当这些挑战出现时，更有可能出现一些团队成员因工作量过大而不知所措，而其他成员则得不到充分利用的情况。通常，技能不匹配会延迟任务，让有经验的员工将时间浪费在琐碎的任务上。
2. 技能不平衡
组织孤岛会造成部门和角色之间的不一致，团队无法推销员工能够实际提供的东西，从而给组织带来麻烦。根据 SPI 的说法，这可能导致技能不平衡，“拥有适当技能的人员数量不足或过多，非计费员工数量过多，利用率低于标准，招聘、提升和留住员工困难，以及无法快速轻松地为项目配备人员。”要保持与客户需求精确平衡的员工队伍，需要精确的组织协调，团队需要主动监控销售渠道所需技能的变化，并根据这些信息调整招聘、培训、销售和人员配置决策。
3. 改变工作规范
过去几年，专业服务的工作规范发生了重大转变，远程办公成为默认状态，跨州甚至跨国团队也变得越来越普遍。这导致出现了五年前并不存在的新工作方式。虽然这有助于提高员工满意度，但也意味着工作流程被颠覆，许多公司没有做出适当反应，而是采取保守行动，希望很快“恢复正常”。效率低下会导致错失机会，而这通常会导致利用率低下，项目延误和沟通不畅导致收入损失。如果资源管理不善，团队成员不在一起办公室时沟通中断，资源利用率很容易受到影响。
4. 不平衡扩展
公司的发展过程不仅仅是增加员工。在扩张时，组织需要找到一种谨慎的平衡，使每个部门的规模都合适，以满足客户的需求和市场的变化。不平衡的扩张很容易导致利用率大幅波动，客户突然涌入会带来过多的工作，或者部门快速扩张导致员工没有足够的工作。
5.错误的技术
利用率似乎相当容易计算——它不是一个特别复杂的公式。但要跟踪拥有独特技能的多元化全球劳动力的利用率；跟踪需求和时间表不断变化的多个正在进行和即将开展的项目的利用率；以及跟踪历史和预计绩效的跨时间洞察，这超出了电子表格或单点解决方案的能力。SPI 的 2023 年基准报告很好地说明了这一点：“利用率始终是最受衡量的关键绩效指标，但必须结合总收入和人均利润以及积压订单和销售渠道规模等领先指标进行考察，才能真正有意义。”
需要对 KPI 进行复杂的分析，以使利用率有意义，这是 SPI Research 长期以来建议“拥有 20 多名员工的组织使用 PSA”的主要因素。根据 2023 年 Benchmark 报告中的数据，该报告专注于专业服务自动化 (PSA) 技术的价值，这些解决方案为专业服务组织 (PSO) 带来了多项核心优势，“但大多数高管只需要将相对 6%（从 67.6% 到 71.5%）的可计费利用率增长作为选择 PSA 的主要原因。对于一个拥有 100 名员工的 PS 组织来说，6% 意味着每年增加 7,800 个可计费小时。平均计费费率为每小时 200 美元，PSO 可以产生 150 万美元的增量收入！”
虽然这些解决方案显然具有巨大的变革潜力，但企业应该仔细评估专业服务技术领域的供应商。重要的是要留意那些需要大量定制才能满足利用率跟踪等核心要求的解决方案——随着公司的发展和流程的变化，这些解决方案很快就会过时或崩溃，导致比它们曾经带来的实际好处更多的耗时复杂性。由于专业服务行业面临独特且快速发展的挑战，因此要寻找具有专注力、专业知识和规模的供应商，将这些行业挑战转化为创新解决方案。
企企服务业ERP如何提高利用率
作为一款专为专业服务行业打造的解决方案，企企服务业ERP旨在通过简化预测并确保资源得到更有效的利用，帮助企业充分利用其团队。企企服务业ERP帮助资源经理了解每一种可能性，并找到最合适的人选，实现更智能的人员配置，考虑未来的人才储备并探索权衡取舍，更有效地匹配技能，并将团队成员的技能与项目需求相结合。
